本期關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理、大中型企業(yè)智慧檔案庫(kù)房

隨著5G的發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)真正進(jìn)入人們的視野，在智能化的浪潮中，大中型企業(yè)也緊隨時(shí)代步伐，使用智能檔案管理系統(tǒng)，1天盤點(diǎn)上萬檔案，工作效率大大提升，檔案安全也更加牢靠。

大中型企業(yè)檔案管理痛點(diǎn)

企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期的發(fā)展需要，近年來，隨著檔案數(shù)量的大幅增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段越來越難應(yīng)對(duì)查檔難、盤點(diǎn)難、防盜難等種種難題。如何高效管理檔案？這個(gè)問題長(zhǎng)久以來一直使檔案資料管理人員煞費(fèi)苦心。

瀚岳智能檔案管理系統(tǒng)亮點(diǎn)

1.智能操作——工作效率成倍提高

為加快檔案管理工作的信息化建設(shè)，瀚岳為大中型企業(yè)量身打造了智能檔案管理系統(tǒng)，全方位實(shí)現(xiàn)檔案資料的借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)、全生命周期的信息化管理，同時(shí)實(shí)現(xiàn)庫(kù)房環(huán)境的實(shí)時(shí)監(jiān)控，真正讓檔案庫(kù)房管理更高效、更智能！

2.一站式檢索——讓數(shù)據(jù)更精準(zhǔn)

檔案員說 ：“企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理員經(jīng)常要為精確查詢到所需資料而焦急忙碌，而且檔案調(diào)取利用頻繁，傳統(tǒng)方式大約要10天時(shí)間才能完成人工核對(duì)、登記、簽名確認(rèn)等流程，容易出錯(cuò)。此時(shí)，RFID系統(tǒng)對(duì)批量數(shù)據(jù)的快速檢索就能發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，極大提高工作效率?！?/span>

3.海量檔案盤點(diǎn)——一天搞定

過去

由于檔案數(shù)量大，傳統(tǒng)的人工盤點(diǎn)方式容易出錯(cuò)，且耗時(shí)長(zhǎng)，盤點(diǎn)1萬份檔案，大約要耗費(fèi)10天時(shí)間。

現(xiàn)在

現(xiàn)如今，基于RFID系統(tǒng)的批量化操作和虛擬庫(kù)房?jī)?yōu)勢(shì)，盤點(diǎn)準(zhǔn)確率提高，時(shí)間縮短，約1天即可準(zhǔn)確盤點(diǎn)1萬份檔案。

4.恒溫恒濕環(huán)境監(jiān)測(cè)——確保檔案長(zhǎng)久保存

智能檔案庫(kù)房能對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的空調(diào)、恒濕凈化消毒一體機(jī)進(jìn)行控制，并通過溫濕度變送器，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房的恒溫恒濕以及空氣凈化消毒，從而保證紙質(zhì)檔案不霉變、不生蟲，確保檔案能夠保存更久。

5.一體監(jiān)控——防止檔案丟失被盜

監(jiān)控平臺(tái)能對(duì)所有檔案庫(kù)房24小時(shí)自動(dòng)巡檢、遠(yuǎn)程告警，一旦出現(xiàn)異常出入便會(huì)即時(shí)發(fā)送短信到檔案員手機(jī)。

如果有人試圖不經(jīng)登記就帶著檔案離開檔案庫(kù)房，安裝在庫(kù)房出口的通道式閱讀器，就會(huì)通過遠(yuǎn)距離RFID認(rèn)證實(shí)現(xiàn)非法取走報(bào)警，記錄下具體是哪一份檔案在何時(shí)被帶出庫(kù)房。而常規(guī)的檔案調(diào)取、借閱都會(huì)實(shí)名登記、全程留痕，借閱到期系統(tǒng)會(huì)提醒歸還。

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